top of page
Sertisioijan kynästä - uusi.jpg

 

Olen konsultoinut yli 100 yritystä toimintajärjestelmien rakentamisessa ja toiminut parikymmentä vuotta myös pätevöitettynä sertifiointien pääauditoijana. Näiden vuosien varrella olen huomannut asioita, jotka tuntuvat toistuvan eri yrityksissä ja edelleen aiheuttavan päänvaivaa sekä ylimääräisiä kustannuksia. Tässä siis omia kokemuksiani ja näkemyksiäni.

Johda systeemisiä prosesseja ja tee tulosta!

Osa 3

​

Yrityksen toiminta luo tuloksen, joten toiminnan suunnittelu on tärkeää. Ilman suunnittelua liiketoiminta voi muodostua hallitsemattomiksi ”yksilösuorituksiksi”, jotka eivät palvele kokonaisuutta.

Prosessit vai toiminnot?
Toiminnoista käytetään usein englanninkielistä sanaa prosessi ja molempia nimityksiä voi käyttää. Jokaisella toiminnalla on alku (syöte, input) ja se tuottaa jotain (tuotos, output). Prosessit voivat olla yksittäisiä toimintoja, jotka toimivat kuitenkin keskenään systeemisesti. Toiminnot voivat myös muodostaa lineaarisia eli mekanistisia toimintoketjuja. Kaikki toiminnot/prosessit liittyvät toisiinsa jollakin tavalla.

Lineaarinen eli mekanistinen prosessi malli muodostuu toiminnoista, jotka etenevät vaihe vaiheelta alusta loppuun. Tämä on teollistumisen aikana kehitetty toimintamalli, jolla pyrittiin hallitsemaan toimintoketjuja. Tämä malli soveltuu hyvin pitkiin toimintoketjuihin (esim. tuotanto eri vaiheineen), joissa on ennustettavuutta ja hallintakin on helpompaa. Lineaarisessa mallissa pyritään vakioimaan toimintaa poistamalla vaihtelua (huojuntaa). Tällöin varmistetaan toimintojen samankaltainen toistuvuus ja monistettavuus.

Lineaarisen mallin johtaminen perustuu yleensä ohjeistuksiin, joilla varmistetaan toimintojen samankaltaisuus. Toiminta ei tällöin taivu helposti muutoksiin eikä ne välttämättä sovi toimialoille, joissa ole selkeää lineaarisia toimintaa.

​​​​​​​​

Systeeminen prosessi malli taas muodostuu toiminnoista, jotka toimivat näennäisen itsenäisesti. Vaikka nämä prosessit eivät muodosta keskenään pysyviä toimintoketjua, ne eivät kuitenkaan ole irrallisia. Systeemisessä mallissa sen osaset liittyvät ja vaikuttavat koko ajan toisiinsa. Systeeminen toimintamalli on hyvin luonnollinen malli kaikessa arkipäivän toiminnassa.

Systeeminen malli soveltuu hyvin muuttuvaan ympäristöön. Tässä toiminnan vaihtelua ei pyritä estämään, vaan hillitsemään ja hallitsemaan sitä. Systeeminen malli sallii luovuuden ja ihmisten oma-aloitteellisuuden. Suunnittelussa on tärkeää tietää, mille systeemin osille voidaan antaa liikkumavaraa ja pitää se silti hallinnassa.

Systeeminen prosessimalli on tyypillinen esimerkiksi palvelualoilla, asiantuntijatyössä, joissa tarvitaan ihmisten omaa ammattitaitoa, luovuutta, toiminnan ohjausta ja aloitekykyä. Lineaarinen prosessimalli ei luontevasti sovellu näille toimialoille. Systeemisessä mallissa ei pyritä hallitsemaan kaikkea, vaan ainoastaan yhteistyön ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta tärkeimmät toiminnan osa-alueet.

Systeemisten prosessien sisäiset vaiheketjut 

Systeemisen prosessin sisältä löytyy yleensä myös toimintojen vaiheita, jotka etenevät lineaarisesti. Nämä vaiheketjut voivat olla eri mittaisia, lyhyitäkin. Ne eivät kuitenkaan tee systeemistä prosessia lineaariseksi. Esimerkiksi liiketoiminnan suunnittelussa, markkinoinnissa, myynnissä, hankinnassa jne. on omia sisäisiä vaiheketjuja.

​

Häiriötilanteessa lineaariset ketjut saattavat purkautua eli pirstaloitua. Esimerkkinä tästä pirstaloitumisesta voi olla ostoprosessin vaiheketjut, kun komponenttien saatavuus on häiriintynyt tai myynnin vaiheketjut, kun asiakkaat ovat vähentyneet merkittävästi.

​

Sisäinen tiedonkulku prosessina
Usein sisäistä tiedonkulkua ei ajatella prosessiksi. Sen hallinta on kuitenkin oleellisen tärkeää kaikessa toiminnassa. Sisäisen tiedonkulun puutteellinen hallinta toimii usein myös ongelmien perussyynä. Tiedonkulku on kuin kantoaalto, jonka varassa yritys hallitsee toimintaansa. Suunnittelemattomana tiedonkulku on ongelmien ”kehto”. Systeemisessä mallissa yleensä tiedonkulun hallinnan merkitys kasvaa ja se on suunniteltava. Joissakin yrityksissä on tuttua kestokommentti: ”Meillä ei tämä sisäinen tiedonkulku ei sitten vaan taaskaan toimi!”

Miten liiketoimintaa kannattaa suunnitella?
Liiketoiminnan suunnittelu on tärkeää, koska ilman suunnittelua toiminnan painopisteet ovat yksittäisissä asioissa ja kokonaisuus ei pysy hallinnassa. Suunnittelun tuloksena pitäisi syntyä mielellään yksinkertainen kirjallinen kuvaus toiminnoista. Kirjaamalla toiminnot joudut suunnittelemaan ne ja tiedät itse, kuinka yritys toimii ja osoitat sen myös muille organisaatiossa. Kirjallisista kuvauksista syntyy yrityksen kirjalliset toimintamallit. Keräämällä nämä prosessi- / toimintakuvaukset ”yksiin kansiin”, saat yrityksellesi käsikirjan. Tämä toimii liiketoiminnan suunnitelmana ja oppaana silloin, kun toimintamalleja on tarkistettava tai arvioitava.

Kuinka aloittaa?
Suunnittelussa kannattaa käyttää yrityksen avainhenkilöitä, joilla on jo hyvä osaaminen ja tieto yrityksen toiminnasta. Suunnittelussa ei ole tarkoitus tehdä täysin uutta, vaan löytää parempia tapoja toimia myös yhdessä.

 

Näin pääset itse asiaan:

  • Päätä, mitkä toiminnat haluat hallita ja rajaa rohkeasti. ”Less is more!”

  • Tee niistä luettelo (sisällysluettelo)

  • Ajattele toimintoja ensin yksittäisinä

  • Valitse suunnitteluun vain yksi toiminto kerrallaan

  • Kuvaa kustakin toiminnosta (prosessista) kirjallisesti vain sen toimivuuden ja hallittavuuden kannalta oleelliset tekijät (yleensä 3-6 kpl)

  • Liitä toimintoja yhteen ja tarkastele, miten nämä liittyvät toisiinsa vakiotilanteessa ja häiriötilanteessa.

  • Kokoa kuvaukset yhteen niin saat toiminnallesi ”käsikirjan”


Muista, että yksittäisetkin toiminnot toimivat yhdessä systeemisesti. Älä yritä pakottaa niitä lineaariseen malliin väkisin. Tämä ei toimi!

Lineaarisen prosessiketjun voit kuvata myös prosessikaaviolla, jos näet se tarpeelliseksi ja siitä on jotain hyötyä. On hyvä pitää mielessä, että prosessikaaviot eivät ole  prosessien suunnittelussa vaatimuksena. Turhiin prosessikaavioihin ei kannata panostaa eikä ihastua, vaikka niitä yleensä suositaan.

Kun suunnittelet toimintaasi,

  • pidä mielessä yksinkertaisuus, älä pyri täydellisyyteen

  • kussakin toiminnossa riittää yleensä n. 3-6 oleellista tekijää, joilla toiminta pysyy hallinnassa.

  • kunkin toiminnon ”vuotopaikat” tulevat hyvin esiin, kun ne kytketään muihin toimintoihin

  • älä yritä pakottaa systeemistä mallia lineaariseksi.

  • muista, että häiriötilanteissa lineaarinen malli yleensä purkautuu systeemiseksi malliksi


Neljä toimintoa, jotka ratkaisevat yrityksen menestyksen
Menestyvässä yrityksessä neljä toimintoa on avainasemassa. Huippuyritykset tietävät tämän ja hiovat tätä menestyksen nelisivuista timanttia jatkuvasti. Se on kuin Kvartetti™, jonka on osattava soittaa yhteen ja samaa kappaletta. Tämä on yritystoiminnan menestyksen ydin. Jos et tiedä, mistä prosessisuunnittelu kannattaa aloittaa, niin aloita näistä. Nämä ovat myynti, osto, suunnittelu ja tuotannon suunnittelu.

Tekoäly (AI) liiketoiminnan suunnittelussa
Prosessien suunnittelussa kannattaa käyttää myös tekoälyä. Siinä voidaan arvioida jo suunnitteluvaiheessa esimerkiksi, mitkä ovat kunkin toiminnan kannalta avainkohtia, mitkä tekijät rakentavat tai estävät toimintojen sujuvuutta, kuinka prosessit kannattaa liittää toisiinsa. Lisäksi sisäisen tiedonkulun suunnitteluun ja arviointiin tekoälyllä saadaan uusia näkökulmia. Toimivat kehotteet (promptit) löytyvät yleensä helposti ja ainakin kokeilemalla ja hakemalla. Käyttämällä ”kehotepolkuja” on helppoa päästä syvemmälle toimintojen ytimeen.

Yrityksen toimintaa kannattaa ajatella systeemisesti, koska se
• on aina yrityksen itsensä näköinen
• on toimintojen perusprosessi ja yksinkertaisuudessaan toimiva jo sellaisenaan
• lisää yksinkertaisuudessaan toimintojen hallittavuutta
• sopii kaikille toimialoille kaikkiin toimintoihin (prosesseihin)
• luo hyvän pohjan toiminnan tuottavuudelle ja sen kehittämiselle
• auttaa hallitsemaan häiriötilanteita suunnitelmallisesti
• luo pohjan ja rakenteen sisäisen tiedonkulun hallintaan
• hyödyntää ihmisten osaamista ja luovuutta
• luo perustan laatujärjestelmille, työturvallisuudelle, tietoturvallisuuteen, ympäristöhallintaan, Lean tuottavuus filosofialle jne.
• auttaa toimintojen sisäisissä auditoinneissa (arvioinneissa) yksinkertaistamalla niitä.

​

Tutustu myös käytännönläheisiin työpajoihimme

Liiketoiminnan suunnittelu – sujuvuutta toimintaan!
Suunnittele prosessit systeemisinä toimintoina niin saat yksinkertaisen ja toimivan järjestelmän  tukemaan kannattavaa liiketoimintaa tai vaikka sertifiointia varten.

Toimintojen sisäiset arvioinnit ja auditoinnit toimiviksi!
Arvioi liiketoimintaasi tavoitteellisesti ja lisää toimintasi varmuutta!

Sertifioinnin esiauditointi.
Tarkista toimintasi/järjestelmäsi sertifiointivalmius valitun standardin vaatimustasoon nähden.

Sertifioijan kokemuksia ja näkemyksiä sertifiointi auditoinneista
Käytännön kokemuksia ja vinkkejä siitä, miten sertifioija tarkastele järjestelmääsi ja mitkä ovat pahimmat ”sudenkuopat”.

Järjestelmävaatimuksia tulkittuna selkokielelle,
Tulkitse ja avaa vaatimuksia oman yrityksesi toimintaan. (ISO 9001 laatu-, ISO 27001 tietoturva, ISO 14001 työterveys ja turvallisuus jne.)

Mitä on Lean ja mitä se ei ole – matkalle kokonaisvaltaiseen tuottavuuteen.
Lean on yksinkertainen tuottavuuden filosofia – ei vaatimus. Se kannattaa hyödyntää kaikissa toiminnoissa eikä vai tuotannossa.

 

Kun kiinnostuit ja haluat keskustella asiasta lisää, ota yhteyttä!

Jarmo 2023 (2).JPG

Jarmo Selin

0500 710 376

jarmo.selin@selinselin.fi

  • Yrittäjä ja toimitusjohtaja

  • Liikkeenjohdon konsultti

  • Yritys- ja muutosvalmentaja

  • Sertifioitu Eurobunt- ja Guideline –strategiakonsultti

  • Sertifioitu TMC –konsultti (yritystoiminnan tervehdyttäminen)

  • Liiketoimintaprosessien kehittäjä

  • Toimintajärjestelmien rakentaja ja kehittäjä (laatu, ympäristö- jne.)

  • Sertifioinnin pääarvioija (pääauditoija)

  • LEAN SixSigma -belt - asiantuntija

bottom of page